IT資産管理とは？ITSMツールでITIL準拠のIT資産管理

IT資産管理とは

「IT資産管理（IT Asset Management）とは、企業・組織内にあるハードウェア、ソフトウェア、周辺機器、インフラなどのIT資産に対する管理を意味します。IT資産に含まれるものは幅色く、ハードウェアやソフトウェア本体だけではなく、ソフトウエア使用のためのライセンスやその証書、保守契約などの契約書も管理対象になります。企業や組織の規模が大きくなるにつれ、使用されるIT資産の数は増え、またIT活用の進化に伴いその種類も多様化しています。この多岐に渡るIT資産の状況を見える化し、管理していくことが非常に重要になります。

IT資産管理の対象

ハードウェア

ハードウェアとは、パソコンやモニター、スマートフォン、マウスといったIT機器を指します。

ソフトウェア

ソフトウェアは大きく分けて「アプリケーションソフトウェア」と、「システムソフトウェア」の2種類があります。
アプリケーションソフトウェアは、Word、Excelなどのアプリケーションや、人事給与・生産管理・販売管理などの機能をシステム化した「基幹システム」などを指します。
システムソフトウェアは、OSやプリンターのデバイスドライバーなど、ハードウェア管理や制御を行うためのソフトウェアを指します。

ライセンス

ライセンスは、ソフトウェアの「使用権」を指します。
ライセンス契約で購入したソフトウェアを、どのハードウェアにインストールしているのか把握する必要があるため、ハードウェアとソフトウェアに関連性を持たせて管理する必要があります。

IT資産管理の方法

IT資産管理を始めるには、基本的な情報を管理する「資産管理台帳」を作成する必要があります。

資産管理台帳は、ハードウェアとソフトウェアで記載する内容が異なります。

ハードウェアの資産管理台帳に記載する内容は以下のとおりです。

• 管理番号
• 機器情報
• 所在（どこで利用されているか、部門や利用者など）
• 導入日
• 資産区分（自社所有か、リースか、レンタルか）
• 固定資産番号
• リース番号
• リース、レンタル期限
• 利用区分（商用か、社内用か。社内用の場合の利用目的は何か）

ソフトウェアの資産管理台帳に記載する内容は以下のとおりです。

• ソフトウェア名
• ベンダー名
• 料金
• 導入日
• バージョン
• ライセンス情報（形態、使用許諾条件など）
• インストール対象の機器

これらのIT資産管理台帳は、ExcelやIT資産管理システムを用いて作成されるのが一般的です。

Excelを利用する場合

パソコン10台未満など、管理するIT資産が少なく小規模の場合は、Excelを利用した管理台帳で問題ありません。

メリット

• シンプルで導入が簡単
• 導入コストが新規にかからない

デメリット

• 決まった形式がないため、テンプレートを自作する必要がある
• 管理対象が多い場合、作業量が多くなってしまう
• バージョン管理や共有が難しい

IT資産管理ツールを導入する場合

企業や組織の規模が大きくなるにつれ、Excelを使った管理台帳には限界が訪れます。

特に問題になるのがバージョン管理です。複数のユーザーに対して管理台帳の編集権限を開放すると、ファイルの先祖返りが発生したり、担当者毎にファイルを複製して利用されたりするリスクが高まります。

また、管理項目が増えると表計算ソフトのインターフェイスでは対応しきれません。

そのため従業員規模が一定以上の企業では、IT資産管理ツールを用いて確実に一元管理するのが一般的です。

メリット

• 資産管理対象の項目や複雑な情報が多い場合も、管理が容易でより効率的に
• テンプレート作成などの事前準備が不要
• バージョン管理や共有がスムーズ
• マニュアル操作による作業の抜け漏れをなくす
• 未使用の資産の把握により、無駄な投資を防止
• 将来の資産更新や購入の計画が容易に
• 多数のソフトウェアの更新状況の把握と迅速な適用により、セキュリティを強化
• ライセンスの一元管理により、コンプライアンスを強化
• セキュリティインシデントの発生抑止、また発生時の追跡が可能に

デメリット

• 導入費用がかかる
• 組織に合った機能を提供する資産管理ツールを選択するためのリサーチが必要
• 導入に際しての教育やユーザーへの通知などが必要

ITILとIT資産管理

ITILとは、ITサービスマネジメントのベストプラクティスがまとめられた書籍で、2019年にITIL v3/2011から最新のITIL v4にアップデートされました。

「IT資産管理」はもともとITILの要件を満たすために重要な要素でしたが、ITIL v3まではITILのプロセスとして明言されていませんでした。しかし、ITIL v4からはサービス管理プラクティクスの一つとして明示されるようになっています。

最新のITILに準拠するためにはITILに基づいた資産管理が必須になったということです。

CMDB（構成管理データベース）と並行するIT資産管理とは

さらに、ITIL v3からはICTインフラストラクチャ管理やサービスサポートの中核機能として、CMDB （構成管理データベース）の構築が推奨されています。

CMDB は、自社のITサービスを構成するIT資産の情報と、IT資産間の関係を管理するためのデータベースです。

IT資産管理では、財務・経理処理の最適化を目的にIT資産を管理します。

一方、CMDBでは、ITサービスの最適化を目的にIT資産を管理します。

そのためCMDBによる構成管理では、2つ以上のIT資産を目的が同じ1つのアイテムとして管理することがあります。CMDBではこのアイテムのことをCI（Configuration Item）と呼びます。

目的別にCI単位で管理することで、システムの変更や障害による影響範囲を特定しやすくするのがCMDBの狙いです。

Hewlett-PackardでUniversal CMDBのマーケティング責任者を務めるMahesh Kumar氏は、次のように述べています。

ITIL v3の登場によって，ITの運用におけるCMDBの役割とその期待度が，抜本的に変わった。
従来，ITは，必要な情報が得られない、または足りない状況で運用されてきた。例えば，ITの変更管理は，ITの詳細な構成要素を可視化することなく手探りで実施されてきた。
システムに何らかの問題が発生した際にシステムから隔離するプロセスに関しても，問題のログを可視化することなく，問題がエンドユーザーにどのような影響を及ぼしているのかを確認することもなく，ただシステムから上がってきたアラート情報だけを頼りに，問題個所をシステムから隔離してきた。
このように，実際に管理者が1人だったとしても，ITに関して情報を持っているのは，別のシステムであったり別の担当者であったりする。情報の利用者と情報の所有者との間に，ギャップが存在するのだ。こうした問題があることを認識した上で，いつでも誰でも必要な情報にアクセスできる環境を作り上げることが，ITの運用には必要だ。

「ITIL v3の登場によって，CMDBの役割が抜本的に変わった」 – 日経XTECH

つまり、ITILにおいてCMDBの構築はすべてのプラクティスに関わる重要なプロセスということです。IT資産管理とCMDBは似た概念として語られることがよくありますが、最新のITIL要件を満たすためには両者のいずれにも対応する必要があります。

FreshserviceでIT資産管理と構成管理を簡単に

自動検知による在庫管理

ディスカバリプローブが自動で全資産を検出し、新しいハードウェアとソフトウェアをスキャンして、資産情報を定期的に更新します。

CMDB(管理構成データベース)

企業・組織内にある全てのIT資産の相互の関連性を詳細に可視化します。

シンプルなユーザーインターフェースのため、最小限のトレーニングでCMDBを構築・運用できます。

サービスデスクとIT資産管理の連携

IT資産管理のみに特化したツールは多数存在しますが、IT資産管理とサービスデスクは同じツールで運用することが最適です。

ITIL v4ではIT資産管理とサービスデスクは同じ「サービス管理プラクティス」に分類されており、このプラクティスは「業務の遂行や特定の目的の達成のためにデザインされた、一連の組織リソース」と定義されています。

Freshserviceは、IT資産管理サービス機能とCMDBによる構成管理機能を備えたITIL準拠のサービスデスクツールです。

サービスデスクに必要なIT資産管理アクティビティログ

アクティビティログでIT資産に関する全イベントを自動的に記録することができます。

IT資産に関連する変更の履歴や最新の更新状況をトラッキングします。

同じ問い合わせが複数発生した場合、その原因究明と解決策の共有をスムーズに行えます。

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