企業や組織では業務上様々なソフトウェアやサービスが利用されています。ソフトウェアは有償・無償に関わらず「著作物」なので、使用にはサービス提供者の使用許諾、すなわちライセンスを得る必要があります。契約したライセンス数を超える不正な利用は、著作権法に抵触する行為です。そのため、契約したライセンス数と使用中のライセンス数を把握し、ソフトウェアの不正利用を防止することが非常に重要になります。定期的にこの情報を更新し、正確に使用状況を把握することが、ソフトウェアライセンスの適切な管理に必要となります。
このように、ライセンス管理とは、IT資産管理（※）のうち、ソフトウェアライセンスの契約内容や使用状況の管理を行うことです。また、ライセンス管理を効果的に行っていれば、的確に使用状況が把握できるため、ライセンスの不要な購入を避けられ、PCの移動や廃棄などにより発生する余剰ライセンスを別のPCに振り分けるなど、有効活用することができます。これにより、組織全体のコスト削減にもつながります。
※IT資産管理とは：IT資産管理（IT Asset Management）とは、企業・組織内にあるハードウェア、ソフトウェア、周辺機器、インフラなどのIT資産に対する管理を意味します。また、ハードウェアやソフトウェア本体だけではなく、そのライセンス、証書、保守契約などの契約書も管理対象になります。
目次
ライセンス管理の課題
この重要なライセンス管理を複雑にしている要素には次のようなものがあります。
1. ハードウェア・ソフトウェア管理との連携
ライセンスはソフトウェアの契約に付帯するものであり、ソフトウェアはハードウェアにインストールして利用するものです。そのため、ライセンス管理を行うには、同時にハードウェア管理・ソフトウェア管理も行う必要があり、それぞれの連携が課題となります。企業や組織で使用されるハードウェアの種類は多種多様で、使用デバイスはPCだけではなく、スマートフォンやタブレットなど様々です。このような多様なハードウェアが、それぞれソフトウェアやアプリをインストールし使用しているので、どのハードウェアにどのソフトウェアが連携しているのか、またこれらのソフトウェアが正しい使い方をされているのかを確かめることが必要になります。
2. ライセンスの契約内容の管理
ライセンスは種類や形態よって、契約内容が異なります。
例えばMicrosoft Officeの場合、電気量販店でパッケージを購入したのか、PCの購入時にプリインストールされていたのかによって使用許諾条件が変わってきます。
プリインストール版は、プリインストールされていたPCでのみソフトウェアの使用が許諾されています。対して、パッケージ版は、利用者が同じであれば、複数のPCでの使用が許諾されています。このように同じソフトウェアでも、入手方法によって種類や形態が異なり、使用許諾条件も変わってきます。
さらに、使用許諾条件以外にも、契約期間や更新期限、ライセンス証書など、一つのライセンスにも管理する項目は多数ありますので、組織内すべてのソフトウェアライセンスを管理するライセンス管理には、膨大な工数が必要になります。
また、契約内容の適切な管理は、ライセンスの不正利用の防止にもつながるため、ライセンス管理において非常に重要であり、この効率化はライセンス管理の課題の一つです。数多いソフトウェアについて、それぞれ正しい使い方をしているかどうかを確認する作業は手間がかかるだけなく、高い専門知識が必要とされます。上記のようなパッケージソフトウェア、複数のハードウェアで使用可能なユーザーライセンス、定期的に料金を払い継続して使用するサブスクリプションなど、ライセンス形態は様々で、それら全てについて管理担当者が使用許諾契約書の記載を詳細に渡りチェックするのは、実際のところ困難で、後回しになることが多々あります。
3. 契約が適正かどうかの判断
ライセンス管理では、契約の妥当性をしっかり監視する必要があります。契約の妥当性とは、余分なライセンスを購入していないか、購入したソフトウェアが実際に利用され、業務の最適化に貢献しているかを継続的に確認することです。
しかし、無形資産であるライセンスは、PCなどのハードウェアと異なり、現物と台帳を突き合わせて確認することができません。そのため、管理者が手動で利用状況を把握するようなライセンス管理方法は実行が難しいのです。
また、ソフトウェアライセンスの契約の形態は、ますます多種多様で複雑なものになってきています。主な種類を挙げると、アップグレード、ダウングレード、セカンドライセンスなどですが、それらの内容を一つ一つ細かく理解し管理するような業務は負担が大きいものです。それぞれの部署単位での管理のみならず、組織全体での管理となると、工数が高く困難な作業になります。
Freshserviceがライセンス管理の課題を解決
このような課題をFreshserviceのITSMツールが解決します。
1. ソフトウェア・ハードウェアライセンスを一つのツールで管理
Freshserviceなら、ライセンスの管理台帳に加え、ハードウェアやソフトウェアそれぞれに台帳を作成し、すべての資産を一元管理できます。
全てのIT資産を一つのツールで管理することで、資産の利用状況を正確に把握し、無駄なく配分することができます。
また、契約更新や失効が近づいた場合やソフトウェアのインストール数が購入したライセンス数を超えた場合には、自動で通知が送信され、ライセンス不正利用の防止にも役立ちます。
2. シンプルなユーザーインターフェースで詳細な設定が可能
シンプルなユーザーインターフェースのため、最小限のトレーニングでライセンス管理が可能です。複雑化しているライセンス形態に対応できるよう、ライセンスに関する登録内容は、ライセンスの種類や形態、使用許諾条件、契約番号、契約期間など必要な項目を網羅しているほか、関連する資産の登録や、更新履歴も確認できます。
3. 使用頻度のチェック
企業・組織内全てのソフトウェア資産を常にトラッキングするソフトウェア管理により、資産所有者と使用状況を容易に把握できます。それぞれのソフトウェアの業務最適化への貢献度を測る指標として参照することができ、将来のソフトウェアライセンス購入・更新時の契約の最適化につながります。必要なライセンスを必要な数購入し、正しい運用サイクルでライセンスを守ることができるのです。
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