新しいツールを選定するにあたり、「これまでExcelや別のツールで管理していたお客様情報をそのまま簡単に移行することが可能か？」は重要なポイントなのではないでしょうか？
Freshdeskでは、既存のお客様の連絡先・会社情報等を、かんたんにインポートすることができます。データの項目名もFreshdeskの画面上で元データと照らし合わせて設定することができるので、元データの項目名を整える作業も不要です。
また、管理している連絡先・会社情報の項目を一括で更新したい時など、Freshdesk上で管理している連絡先・会社情報をエクスポートし、Excel上で情報を変更した上で、再度インポートし直すことで、情報をかんたんに更新することができます。
ここでは、連絡先/会社情報のインポート・エクスポート方法をご紹介します。
目次
Freshdeskで連絡先/会社情報を管理するメリットは？
Freshdeskで、連絡先/会社情報を管理することで、お客様の過去のお問い合わせ履歴や、同じ会社に所属する別の担当者からのお問い合わせ履歴を確認することができます。そのため、ヘルプデスク担当者は、過去の情報を元にお客様へ対応することが可能となり、より質の高いサポートが実現します。
また、お客様の契約情報などを管理することで、お客様からお問い合わせがあった際に、契約情報によって、担当者を自動で割り当てすることも可能です。
連絡先/会社情報をインポートしましょう
インポートデータを準備しましょう
まずは、Freshdeskにインポートするデータを準備します。インポートするデータが、下記の２点に当てはまるかたちで準備しましょう。
- インポートするデータは、CSVファイル（UTF-8形式）で準備します。
※エンコードが「UTF-8（コンマ区切り）」でない場合、文字化けをしますので必ず「UTF-8（コンマ区切り）」で作成してください。 - CSVファイルの１行目は、項目名を記載します。（項目名は、Freshdeskの項目名と同じでなくても構いません。インポートする際に、Freshdeskの項目名と元データの項目名を照らし合わせて設定することができます。）
インポート方法
インポートデータが準備できました。早速Freshdeskに、連絡先/会社情報をインポートしましょう。
連絡先/会社情報をインポートする方法は、以下のとおりです。
- 管理者画面にログインします。
- 「連絡先」>「インポート」ボタンをクリックします。
※「会社情報」をインポートするには、「会社」ページの同じボタンを使用します。 - インポートするファイルを選択します。
- インポートデータのどの項目をFreshdeskの項目に入れるか、項目名を照らし合わせて設定します。
- 「インポート」をクリックし、インポートが完了です。
連絡先/会社データをエクスポートしましょう
お客様情報の項目を新たに増やしたい場合など、連絡先/会社データを一括でエクスポートすることができます。
エクスポート方法
連絡先/会社情報をエクスポートする方法は、以下のとおりです。
- 管理者画面にログインします。
- 「連絡先」>「エクスポート」をクリックします。
※「会社情報」をエクスポートするには、「会社」ページの同じボタンを使用します。 - エクスポートしたデータは、メールで届きます。
Freshdeskでは、既存のお客様の連絡先・会社情報等をかんたんにインポートできるので、移行作業に時間をかけることなく、導入後すぐにお問い合わせ対応を開始することができます。新たにお問い合わせがきた際にも、これまでのお客様情報を元にお客様ごとに適切な対応を行うことができるので、安心です。
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