新型コロナウイルスの影響で、リモートワークが普及しました。出産や育児、介護などを理由に、今後もリモートワークを希望する方はいることでしょう。人材採用の戦略として、多様化する働き方に対応するために職場環境を整備する企業も増えてきています。
しかし、リモートワークではコミュニケーション不足など、さまざまな課題が生じます。これらの課題はどのように解決していけば良いのでしょうか？
この記事では、リモートワークの課題と解決策について解説します。
目次
リモートワークの主な課題＝コミュニケーション不足
リモートワーク環境を整えても、従業員が働きやすくなければ意味がありません。ITmediaが実施した「新型コロナウイルスへの企業対応と対策に関するアンケート」によると、リモートワークの主な課題として「同僚とのコミュニケーションの減少（56％）」が挙げられました。
同じオフィスで働いていれば、相手の状況が分かりますが、リモートワークでは相手の状況が見えにくく、意思疎通のハードルが高くなります。その結果、コミュニケーションが減ってしまうと悩む企業がいることが調査結果から伺えます。
リモートワークのコミュニケーション不足の問題
リモートワークの主な課題はコミュニケーション不足と説明しました。コミュニケーション不足が起きると、どのような問題が生じるのでしょうか？ここでは、リモートワークのコミュニケーション不足による問題についてご紹介します。
ミスやトラブルの増加
「報告」「連絡」「相談」の機会が減ると情報共有に漏れが生じます。重要事項や緊急連絡を共有できなければ、広範囲の業務に支障が出ることがあるため注意しなければいけません。
顧客との信頼関係の損失
顧客情報の共有が行えていないと、貴重な営業機会を逃してしまう可能性があります。業務の連携を上手く取ることができず、顧客からの信頼を失ってしまう恐れがあります。また、重複対応などのトラブルを招く恐れもあるため注意しなければいけません。
従業員のモチベーションの低下
リモートワーク環境下では、上司や同僚から意見を聞く機会が少なくなり、スキルアップの機会を得にくくなります。
また、未知の領域に挑戦して経験を積む機会も少なくなります。自分のスキルで行える業務をし続けるという環境で、孤立感を感じやすくもなるため、モチベーションの維持が難しいです。
帰属意識が薄れる
リモートワークでコミュニケーションが不足すると、従業員の帰属意識が薄れます。帰属意識が薄くなると、勤務先に居場所がないと感じるようになります。
また、退職することへの抵抗感も薄れていき、離職に繋がるので気をつけなければいけません。
リモートワークコミュニケーションの課題解決策
リモートワークのコミュニケーション不足による問題を説明しましたが、なぜ、起きてしまうのでしょうか？ここでは、リモートワークコミュニケーションの課題と解決策について解説します。
労働実態が把握しづらい
リモートワークの大きな課題として、労働実態が把握しづらいことが挙げられます。同じオフィスにいれば、相手の状況が分かりますが、リモートワーク環境下だとわかりません。そのため「報告」「連絡」「相談」をして良いタイミングなのか悩んでしまい、気軽に声がかけられないと悩む従業員がいます。
各自の労働実態が把握しづらい問題が、コミュニケーションの主な原因となっているため改善していかなければいけません。
解決策：各従業員のスケジュールを可視化する
リモートワークを導入する場合は、各従業員のスケジュールを可視化できるデジタルツールを導入しましょう。カレンダー機能を共有すれば、各自の予定が分かりやすくなります。
カレンダー機能を導入する場合は、各自の予定が一目で分かるものを選ぶようにしましょう。
顔を合わせる機会が少ない
リモートワークは顔を合わせる機会が少なくなります。チャットツールのテキストベースの会話を行うことになり、表情や仕草、態度、音声などで情報が得られません。そのため、意思疎通が図りづらく、職場の人間関係が希薄になっていきます。
解決策：オンラインの場を設ける
顔を合わせる機会が少ないリモートワークでは、定期的にオンラインの場を設けましょう。業務に関する悩みなど抱えていないか1on1面談を実施したり、社内イベントを実施したりしましょう。
オンラインの場を設ける際は部署毎に実施するだけでなく、部署の垣根を超えて行うことで企業の帰属意識が高まります。気軽に行える交流方法として、リモート飲み会やオンラインランチ会を実施する企業も増えています。
情報共有に時間がかかる
リモートワーク環境下で「報告」「連絡」「相談」をすると、リアルタイムで返事をもらうことができません。相手の状況次第では、返事にタイムラグが発生します。
メールに気づいてもらえないこともあり、コミュニケーションが円滑に進まないこともあります。どの程度の時間で返事がもらえるか予測ができないと、待つ側はストレスを抱えることになるため注意しなければいけません。
解決策：情報共有のルールを設ける
テレワーク環境下で「報告」「連絡」「相談」を行う場合のルールを設けておくようにしましょう。
例えば、可能な限り返信は早く行うことをルール化するなどが挙げられます。また、返信ができない場合でも、その旨だけを伝えることをルール化しておけば、返事を待つストレスから解放されます。
業務内容の共有で終わりがち
リモートワークでは相手の勤務実態が把握しづらいため、迷惑をかけられないと必要なことを中心とした「報告」「連絡」「相談」で終わってしまいがちです。
このようなコミュニケーションだと、悩みが出たときに気軽に相談ができません。チームワークを高めるためには、雑談が必要です。しかし、リモートワークは雑談がしにくいという課題が挙げられます。
解決策：雑談の場を作る
仕事では気分転換や息抜きをすることも大切です。雑談は職場の人間関係の構築だけではなくストレス発散の場となります。雑談をして人間関係が構築できれば、仕事上の悩みを1人で抱え込まずに済みます。
相談し合える関係を築くには雑談が欠かせません。そのため、雑談の場を作るようにしましょう。オンラインで雑談の場を設ける方法や雑談専用のチャットを設ける方法などがあります。
リモートワークのコミュニケーションの成功事例
リモートワークの課題を解決できれば、どこの企業でも簡単に導入できるようになります。実際に、リモートワークを導入して従業員満足度を上げることに成功した企業事例をご紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。
NTTコミュニケーションズ
NTTコミュニケーションズでは、全従業員に在宅勤務の場を提供しています。出産や育児など、諸事情で出社ができない場合は在宅勤務できるようになっています。
また、ワークライフスタイルに合わせた働き方が実現できるように、フレックスタイム制度や介護支援制度などを設けています。このような制度は従業員から高く評価されているため、NTTコミュニケーションズの福利厚生を参考にしてみてください。
カルビー
カルビーでは、2014年度からリモートワークを正式導入してきました。翌年にはリモートワーク希望者が2倍に増えて、この取り組みは厚生労働大臣賞を取得するなど外部から高く評価されています。
カルビーは従業員満足度を最優先するためにリモートワークを普及させました。その結果、従業員のモチベーションを上げることに成功。また、従業員のモチベーションが上がったことで収益を上げることにも成功しました。右肩上がりの売上を実現するカルビーの働き方にも大きな注目が集まっています。
カネボウ
カネボウでは、優秀な人材確保を目的にリモートワークを導入しています。育児や介護をしなければいけない従業員を対象に、所定労働時間60％の在宅勤務を許可。このような勤務体制を整えることで、労働力不足の防止に努めています。
この取り組みは高く評価され、次世代育成支援行動計画を達成した企業と称賛されています。
リモートワークの全ての問題はFreshdeskで解決
リモートワークの主な課題であるコミュニケーション不足の解決策をご紹介しましたが、その他にも課題が挙げられます。これらの課題は「Freshdesk」を導入することで解決できます。
課題1：労働実態を把握しにくい
労働実態の把握のしづらさは「スケジュール管理機能」で解決できます。
Freshdeskのスケジュール管理機能は各従業員の顔とスケジュールがガントチャート形式で表示されます。ガントチャートを部門別、チーム別などに絞り込み閲覧することも可能です。そのため、他の人がどのような状態であるか把握しやすく、コミュニケーションがとりやすくなります。
また、労働実態が把握できるため正当な評価が行えます。
課題2：社内コミュニケーションが取りづらい
社内コミュニケーションの取りづらさは「案件別チャット機能」で解決できます。さまざまなコミュニケーションツールが登場していますが、案件別にチャットができると、テキストの連絡でも意思疎通のミスが起きにくくなることでしょう。
Freshdeskには案件別チャット機能が搭載されており、チームで案件に関する作戦会議が行いやすくなっています。
課題3：テレワークで対応しづらい業務が発生する
テレワークで対応しづらい業務が発生したら「FAQサイト作成機能」でナレッジ共有していきましょう。ナレッジ不足により対応ができない場合は、ナレッジを共有しておけば1次解決率が上げられます。
テレワークで対応できない業務が発生した場合には、ナレッジに蓄積しておき、オフィスにいる人に業務を回すことで解決できます。
課題4：生産性が低下する
リモートワークによる生産性の低下が心配な場合は「ワークフロー自動化機能」で業務の割振りを自動化しましょう。ヘルプデスク業務などであれば、お問い合わせの割振りを自動化できます。
ワークフローを公平に割振りすれば、従業員の不満も出にくくなります。
課題5：セキュリティ機能
リモートワークを実施する場合にセキュリティが気になる方もいますが、権限付与機能を使用すれば安心です。
使用できる端末を設定しておけば、他の端末からログインすることができません。Freshdeskはセキュリティにこだわって開発されているため、不正アクセスや情報漏洩の心配をせずに済みます。
Freshdeskについて詳しく知りたい方は「Freshdeskとは？導入事例からメリットまで徹底解説」を参考してみてください。
まとめ
今回はリモートワークの課題と解決策について解説してきました。最後におさらいをしておきましょう。
【コミュニケーションに関する課題】
- 顔を合わせる機会が少ない…オンラインの場を設ける
- 情報共有に時間がかかる…情報共有のルールを設ける
- 業務内容の共有で終わりがち…雑談の場を作る
【その他の課題】
- 労働実態を把握しにくい…スケジュール共有する
- 社内コミュニケーションが取りづらい…案件別のチャットを活用する
- テレワークで対応しづらい業務が発生する…ナレッジとして蓄積して改善していく
- 生産性が低下する…ワークフロー自動化などで業務効率化を図る
- セキュリティ問題が心配…高セキュリティなデジタルツールを導入する
これらの課題を全て解決できるデジタルツールが「Freshdesk」です。ぜひ、リモートワーク導入を検討している方は14日間の無料トライアルをお試しください。
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